Nõuanded personalispetsialistilt - hübriidtöö mudel

Mida kujutab endast töötamine hübriidkontoris?

Hübriidtöö mudel ei ole tegelikult uus avastus, kuid tänasel päeval on see ettevõtetes märksa laialdasemalt aktsepteeritud. Hübriidmudeli korral määrab töökoha hetkevajadus. Lihtsustatult tähendab see seda, et kontoritööd kombineeritakse paindlikult töötamisega kodukontoris või mujal väljaspool ettevõtte ruume. Mõnikord on kõige etem töötada kodus, samas kui teatud kohustuste täitmine eeldab viibimist ettevõtte ruumides. Miks mitte kasutada mõnel päeval kuus töökohana hoopis kohvikut või ühistöökeskust. Piir füüsilise ja virtuaalse kohalolu vahel on hägune. Hübriidtöö mudeli eelised ulatuvad suuremast valikuvabadusest ja väiksemast ajakulust, mis muidu kulub töökoha ja kodu vahel liikumiseks, kuni rahulolevate töötajate ja madalamate kuludeni tööandja jaoks.  

Milliseid võimalusi ja väljakutseid pakub hübriidtöö mudel?

Hübriidtöö mudel pakub rohkem vabadusi nii töötajatele kui ka tööandjatele. Võimalus valida nii asukohta kui ka aega töötamiseks on miski, mida paljud töötajad kõrgelt hindavad. Kuna korraga põhikontoris viibivate inimeste arv langeb, on ettevõtetel mõistlik optimeerida büroopinda, et hoida kokku halduskulude arvelt.

Ei saa tähelepanuta jätta, et kasvanud on ka surve ettevõtetele, kes soovivad olla konkurentsivõimelised ja atraktiivsed tööjõuturul. Värbamisagentuurides ja tööportaalides joonistub välja selge trend, mis kõneleb sellest, et lõpliku valiku langetamisel kalduvad tööotsijad pigem nende ettevõtete suunas, kes pakuvad osaliselt või täiskohaga kodukontoris töötamise võimalust. Positiivsest küljest avardab see tööandjate väljavaateid talentide toomiseks ettevõttesse kogu riigist, mõnedel juhtudel isegi üle maailma.
 
See, kuidas kaasata kõiki töötajaid, sõltumata nende asukohast, on kujunenud laialtlevinud väljakutseks. Siinkohal aitavad kindlasti kaasa hästi läbimõeldud kommunikatsioonistrateegiad ning kindlad otsustusprotsessid. Samuti usaldusväärsed digilahendused, mis on kättesaadavad kogu meeskonnale.

Küberturvalisus on olulisem kui kunagi varem. Hübriidkontorite populaarsuse kasv on loonud omaette surve IT-osakonnale selles osas, kuidas tagada turvalisus, vältida andmelekkeid ning parandada töötajate küberhügieeni. 

Uuringud näitavad, et suurema tõenäosusega saavad palgatõusu ja hüvede osaliseks just need, kes viibivad kontoris ning on seeläbi paremini nähtavad nii juhile kui ka teistele töötajatele. Siiski on oluline jälgida, et tööedukust hinnatakse ning inimesi koheldakse võrdsetel alustel.

Erinevad sõltuvused ja vaimse tervise probleemid võivad jääda õigeaegselt märkamata ning ilmneda alles siis, kui olukord on jõudnud kriitilisse staadiumisse. Uue väljakutsena seisavad juhid silmitsi sellega, kuidas astuda usaldusisiku rolli ning jõuda oma alluvateni distantsilt.

Hübriidtöö mudeli laialdane levik toob kaasa ka juhi rolli muutumise ajas. Edu tagab julgus lahti lasta liigsest kontrollivajadusest ja mikrojuhtimisest, kehtestades siiski selgeid reegleid ja kokkuleppeid. Juhist saab pigem meeskonnatöö moderaator, kelle ülesanne on erinevate osakondade, töörühmade ja üksikisikute vahelise kommunikatsiooni korraldamine.

Kui hübriidtöö mudeliga jäetakse inimestele vabadus ise oma tööaega planeerida, võib kiiresti tekkida olukord, kus info hakkab liikuma sõltumata kellaajast. Meil kõigil on teatud eelistused ja võimalused oma graafiku kujundamisel. Pidevalt sisse tulevad e-kirjad, teavitused ja muu seesugune võib endaga kaasa tuua surve olla kogu aeg kättesaadav. Leppige meeskonna sees kokku oodatav vastamise tähtaeg või ajaaken tööpäevadel, mil kõik on korraga võrgus.
 

Kuidas jagada aega kontori- ja kaugtöö vahel?

Kontori- ja kaugtöö ajajaotus võib olla ettevõtetes väga erinev ning sõltub paljuski tegevusvaldkonnast. Laialdaselt on levinud näiteks 2+3 mudel, kus sõltuvalt kokkulepetest veedetakse kaks päeva nädalas kontoris ning kolm kaugtööl või vastupidi. Samas on ettevõtteid, kus rakendub kohal viibimise kohustus vaid teatud juhtudel, näiteks kindlatel koosolekutel osalemiseks või arenguvestlusteks. Nii võib kontoritöö päevi olla kuu jooksul vaid mõni üksik. Tähtis on katsetada erinevaid valemeid ning leida kõige sobivam. Mis tahes erisused peavad olema kindlaks määratud tööandja ja töötaja vaheliste kokkulepetega.

Väärt nõuanne hübriidkontoris töötamiseks?

Et plaan oleks hästi läbimõeldud!

Juht ja töötajad peavad vormistama vastastikuse kokkuleppe hübriidmudeli rakendamiseks. Määratle ettevõtte sees hübriidtöö mõiste ning kehtesta reeglid töökorralduse ja kohal viibimise osas. Pööra tähelepanu ka tööheaolu puudutavatele küsimustele, nagu näiteks haigestumisest teatamise kord. Kaasa päevakajaliste küsimuste arutellu ka need, kes viibivad parasjagu kodukontoris.

Vastutus selle eest, et tööülesannete täitmiseks vajalikud tingimused oleksid täidetud nii ettevõtte ruumides kui ka kodukontoris, lasub mõlemal osapoolel. Siinkohal pean silmas peamiselt tehniliste lahenduste olemasolu, võrguühendust, küberturvalisust, ergonoomikat kui ka üldisemalt seda, et kohustuste täitmiseks oleks olemas selleks sobivalt sisustatud töökoht.