Saavuta edu hästi planeeritud veebikoosolekutega

Kuidas korraldada edukaid veebikoosolekuid

Kõige levinum koostöövorm tänasel päeval on hübriidkoosolekud. See tähendab osalemist digilahenduste vahendusel sõltumata sellest, kas viibid parasjagu tööandja ruumides, kodukontoris, ühistöökeskuses või mujal. Inimesed on kaasatud heli- ja videovormingus. Edukat veebikoosolekut iseloomustab see, et kõik osapooled tunnevad end kaasatuna.

Et tagada hübriidkoosolekute üldine hea kogemus ja kvaliteet, tuleks tähelepanu pöörata järgnevale:

1. Lisa kutsele koosoleku päevakava ja eesmärk, et osalejad saaksid end paremini ette valmistada.

2. Tutvusta koosoleku alguses kõiki kohalviibijaid.

3. Veendu enne koosoleku algust, et kõik tehnilised lahendused on töökorras. Kas veebikoosolekul osalemine eeldab mõne rakenduse alla laadimist või kasutajakonto loomist? Teavita osalejaid sellest koosolekukutsel või saada juhend välja piisava ajavaruga.

4. Veendu, et ootused, kõnelemisjärjekord ning küsimuste esitamise võimalused on kõigile üheti arusaadavad.

5. Kordineeri ja modereeri veebikoosolekut, et kõik küsimused saaksid vastatud.

6. Jälgi ka vestlusakent, et oma arvamust saaksid avaldada ka need, kes ei saa mikrofoni kasutada või ei soovi parasjagu kõnelejat segada.

Lisaks tehniliste lahenduste korrasolule tuleb pöörata tähelepanu ka koosoleku ülesehitusele. Oluline on, et kõik inimesed saaksid koosolekul osaleda võrdsetel tingimustel. Selleks tuleb luua selge struktuur ning reeglid, mida selgitatakse osalejatele juba enne koosoleku algust.

Teine väljakutse virtuaalkoosolekute juures on see, et inimene suudab üldiselt keskenduda 30-40 minutit, pärast mida hakkab tähelepanu hajuma. Meil tuleb korraga läbi töötada märksa rohkem infot, kui traditsioonilistel koosolekutel. Sageli ümbritsevad meid veebikoosolekute ajal ka tavapärasest enam segajaid. Näiteks arvutiekraanile saabuvad teated, koduõppel viibivad lapsed ning muu seesugune. Seetõttu on oluline lisada pikemate koosolekute kavva ka puhkepause.

Värsked artiklid Sinu postkastis!

Kord nädalas saadame välja uudiskirja, mis sisaldab põnevaid artikleid ja nõuandeid, inspiratsiooni töökeskkondade sisustamiseks ning sooduspakkumisi.

Art. nr.: 350763

205 €

Ilma km-ta