Erinevad koosolekud, erinevad lähenemised

Koosolekutel on oluline roll paljude inimeste töörutiinis. Samuti on see suurepärane viis nii ettevõtte kui ka töötajate arendamiseks, kuid siiski on paljud koosolekud ebaefektiivsed. Selgelt püstitatud eesmärk ning õigesti valitud vorm on eduka koosviibimise aluseks.

Tõhusa koosoleku planeerimisel on suurim väljakutse kasulikkuse maksimeerimine. Veendu, et igal kohtumisel on selge eesmärk ning tulemus, milleni ühiselt tahate jõuda. Küsi endalt, kas soovid edastada lihtsalt olulist informatsiooni või eeldad osalejate sekkumist? Teavita kutsel koosoleku eesmärgist, et töötajad saaksid end vastavalt ette valmistada. Korralda kohtumine nii, et igal osalejal oleks kindel ülesanne.

Hoia kinni kokkulepitud kellaaegadest ning alusta koosolekuid alati õigel ajal isegi siis, kui mõni osaleja hilineb. Samuti ära unusta koosolekut protokollida. Nii on lihtsam jälgida vastu võetud otsuseid ning viia end kurssi arutelu punktidega ka tagantjärgi. Kehtesta ka mobiilide kasutamise kord, et vältida häirivaid helisid ning vestluse seisakuid.

Vali koosoleku viis, mis vastab seatud eesmärgile
On lihtne järgida sisseharjunud tegevusi ning muutuda pimedaks vigade ees – isegi siis, kui asi puudutab koosolekuid. Paljudes töökohtades viiakse läbi erineva iseloomuga kohtumisi alati ühe sama konverentsilaua taga. Edukate koosolekute jaoks tuleks eelnevalt läbi mõelda, milline vorm on antud ajahetkel parim, ning seada kindel eesmärk.

Püstijala koosolekud sobivad igapäevastest edasiminekutest ülevaate andmiseks. Kohtumised on lühikesed ja tõhusad ning sageli tuleb nende käigus vastu võtta kiireid otsuseid. Püsti tõustes muutume erksamaks ning võimaldame kehal liikuda, mis on hädavajalik istuva eluviisiga inimestele. Hea investeering on reguleeritava kõrgusega konverentsilauad, mis loovad samaaegselt võimalus nii klassikalisteks istuvateks koosolekuteks kui ka aktiivseteks püstijala kohtumisteks. Lisage ka praktiline tahvel ideede kaardistamiseks ja visualiseerimiseks.

Jaluta ja aruta värskes õhus on suurepärane viis vabadeks vestlusteks väiksemates gruppides (max 5 inimest). Lisaks sellele käivitab õues liikumine loovuse. Uuringud näitavad, et mõtleme lennukamalt viibides värskes õhus, kui laua taga paigal istudes. Jalutades saab keha hapniku ning looduslikku valgust, mis omakorda tõstab energiataset. Selline koosolek ei vaja spetsiaalset varustust, kuid tasub meeles pidada, et soovitatav on kanda mugavaid jalatseid.

Tradistioonilised koosolekud, kus istutakse ümber konverentsilaua, sobivad ametlikeks kohtumisteks ning tähtsate otsuste kinnitamiseks. Sellistel koosolekutel on üldiselt nimetatud ametisse esimees ning paika pandud selge päevakord. Rangelt struktureeritud kohtumine võib olla nii tõhus kui ka aegasäästev, kuid püsib oht, et traditsiooniline koosolek pärsib loovaid ideid ning võib muuta osalejad passiivseks.

Loovad koosolekud aitavad leida uusi lahendusi ja võimalusi. Nagu ka teiste kohtumiste puhul, on oluline seada kindel eesmärk, kuid soovitatav on loobuda päevakorrast. Loovad koosolekud eeldavad vaba suhtlemist, mõtete vahetamist, väljaspool “kasti” mõtlemist ning ühiseid ajurünnakuid. Kasutage tahvlit, märkmepabereid või teisi vahendeid ettepanekute visualiseerimiseks. Tundke end koos osalejatega vabalt, tehke pause või muutke keskkonda, et anda mõttekäikudele uus perspektiiv.