Eduka koosoleku alustalad

Koosolekud on paljude töötajate igapäevane tööosa. Koosolekud aitavad edasi viia nii ettevõtet kui töötajaid. Kahjuks kujunevad osad koosolekud aga ebaefektiivseteks ning ei anna soovitud tulemusi. Allpool on välja toodud mõned punktid, millele enne koosolekut mõelda.

Kõige suurem väljakutse on läbi viia koosolek, mis on efektiivne ning saavutada sealjuures parimad tulemused või lahendused. Kas tegemist on informatsiooni edastamisega kuulajaskonnale või soovite, et koosolekul viibijad osaleksid aktiivselt koosoleku läbiviimisel? Edastades koosolekukutseid lisage juurde info selle kohta, millise koosolekuga täpsemalt tegemist on ning mida ootate omalt poolt osalejatelt. Nii on võimalik kõigil end eelnevalt ette valmistada. Oluline on, et kõik osalejad mõistaks, miks nad koosolekul vajalikud on.

Ole kindlasti õigel ajal või natukene varem kohal ning alusta lubatud kellaajal. Tee märkmeid või palu kellelgi seda teha, et oluline info hiljem meelest ei läheks. Hea on kehtestada koosolekuteks ka kindel reegel mobiilide osas, nii väldite segavaid faktoreid erinevate helinate või teavitushelide kujul.

Valige eesmärgiga sobiv koosoleku läbiviimise meetod
Väga lihtne on käituda nii, nagu oleme seda alati eelnevalt teinud – sama kehtib ka koosolekute läbiviimise kohta. Paljudes ettevõtetes viiakse koosolekud läbi samas ruumis samade laudade taga, olenemata sellest, mis on koosoleku lõppeesmärk. Selleks, et saavutaksime tulemused, mis on olulised just toimuvale koosolekule, on oluline arvestada, milline koosoleku vorm võiks antud juhul kõige paremini sobida.

Kiired kohtumised seistes sobivad suurepäraselt lühikesteks vahekokkuvõteteks projekti läbiviimisel või päevase tegevuse omavaheliseks arutamiseks. Koosolekud on väga lühikesed ja informatiivsed ning tulemuseks on kiired otsused jooksvatele päevaküsimustele. Seistes oleme valvsamad ja tähelepanelikumad ning samas same ka toolilt tõustes natukene liikumist. Siia juurde sobib kõrguses reguleeritav koosolekulaud või väiksemad kõrged seisulauad. Lisage soovi korral kaasas kantav märkmetahvel ning saate teha vajalikke märkmeid, mida on hiljem hea töös järgida.

Räägi ja kõnni kohtumised vabas õhus sobivad hästi pingevabamateks ja sügavamateks aruteludeks väiksema grupiga (maks. 5 inimest). Uuringud näitavad, et väljas värske õhu käes jalutamine mõjub loomingulisele mõtlemisele palju motiveerivamalt kui siseruumis laua taga istumine. Jalutades annab loodus ja värske õhk energiat ja liikumine mõjub hästi kogu organismile. Selleks, et koosolek oleks tulemuslik ja selle läbiviimine meeldiv, ei ole palju vaja -  õige ilmale vastav riietus ja mugavad jalatsid.

Klassikalised koosolekud on sobilikud ametlikeks kohtumisteks ning suuremate ja tähtsate otsuste langetamiseks. Selliselt kohtumistel on tavaliselt kindel koosoleku läbiviija ning teemade käsitlemise järjekord ja vorm. Luues täpne ja hästi struktureeritud kava, saavutad parema tulemuse ning säästad sealjuures väärtuslikku aega. Samas on oht, et selline koosoleku vorm mõjub pärssivalt loomingulisele lähenemisele ja muudab koosolekul osalejad passivsemaks. Seetõttu on väga oluline mõelda, mida antud koosolekuga täpselt saavutada tahetakse.

Loomingulised koosolekud aitavad leida uusi lähemenis viise, lahendusi ja edasiarendusi olemasolevatele toodetele/teenustele/protsessidele. Loominguliste kooseolekute juures on kõige olulisem kõigi kaasamine ning motiveerimine. Koosoleku läbiviijana hoolitse selle eest, et oleks olemas kõik vajalik sobiva keskkonna loomiseks. Kasutage tahvleid, märkmepabereid, märkmeplokke, arvuteid – kõike selleks, et mõtteid võimalikult hästi visualiseerida ja edasi anda ning arendada. Samas on oluline, et sealjuures ei unustataks kohtumise lõppeesmärki.

Kui tegemist on pika kohtumisega, kus on palju erinevaid teemasid, mõned nõuavad aktiivset osalemist, mõned kuulamist, siis ärge kartke muuta päeva jooksul koosoleku ruumi ülesehitust või koguni tervet keskkonda. Kindlasti on oluline teha erinevate osade vahele pause, et osalejad saaksid ennast ümber häälestada ja natukene puhata ja mõtteid koondada.